Caro Rodrigo,
Acredito que seu problema resida no fato de que a aplicação PHP, por rodar em servidor WEB, não tem acesso direto à impressora.
O que eu acredito ser uma solução adequada seria criar uma aplicação Windows, provavelmente rodando como serviço, que faria a leitura dos arquivos gerados pela aplicação PHP e os enviaria para a impressora de forma automática e transparente para os usuários.
Caso você utilize vários computadores, cada qual com sua impressora, poderíamos adaptar a aplicação PHP para se comunicar com o aplicativo WINDOWS na máquina do usuário e enviar os dados para impressão diretamente. Essa alteração ficaria transparente para os usuários, que não notariam diferença na interface da aplicação.
Eu possuo ampla experiência em desenvolvimento de sistemas, tanto DESKTOP quanto WEB e poderia cuidar dessa solução por completo.
Para o desenvolvimento, eu precisaria do empréstimo de uma impressora para os testes ou de realizar parte do trabalho no seu local para ter acesso à impressora.
Meu valor/base é de R$ 60,00 por hora, tanto para o desenvolvimento da solução quanto para serviços futuros.
Minha estimativa é de desenvolver a aplicação Windows que rodaria como serviço em 20 horas de trabalho.
Se houver necessidade da comunicação direta com a aplicação PHP (não apenas impressão dos arquivos), teríamos um aumento de 10 horas para os ajustes nas duas aplicações. Colocarei essa possibilidade como uma segunda etapa do projeto, apenas para referência.
Por fim, colocarei mais 10 horas de trabalho para homologação, implantação e suporte técnico.
Espero poder atendê-lo nesse projeto e coloco-me ao seu dispor para o que se fizer necessário.
Atenciosamente,
José Carlos da Silva.